Et si vous et vos clients pouviez vous réjouir des visioconférences au lieu de les considérer comme un mal nécessaire ?
Selon une étude Korn Ferry 2019, «89% des travailleurs déclarent perdre du temps chaque semaine à assister à des réunions et à des appels improductifs. »
Cette tendance actuelle des réunions mal exécutées vous offre de nombreuses opportunités de briller en tant qu’amateur de réunions vidéo.
Vous pouvez transformer cet aspect du parcours client avec une exécution appropriée, ce qui se traduira par un rôle plus épanouissant et des relations client plus solides qui augmenteront votre valeur sur le marché.
Avant la réunion
Établir une base solide pour une excellente réunion est là où la préparation entre en jeu.
Fais tes devoirs
Il est utile de savoir si vos participants – ou un proche – ont une réalisation récente qui implique de les féliciter ou de se réjouir avec eux ou simplement de poser des questions à ce sujet.
Vous voulez simplement faire une reconnaissance appropriée pour vous assurer que vous avez la bonne quantité de connaissances actuelles et significatives. Fais-moi confiance; cela vaut bien les 5 à 10 minutes supplémentaires de recherche et changera la donne pour les deux parties.
Intégrez des questions-réponses à vos agendas
Les questions sont inévitables dans les appels vidéo, en particulier dans notre industrie.
Nonobstant le récapitulatif verbal mentionné plus loin dans cet article, vous voudrez réserver les cinq dernières minutes pour les questions et réponses.
Si vous négligez cette pratique, vous risquez de dépasser le temps ou de précipiter votre sortie, les deux étant des appels vidéo interdits.
Envoyer des rappels manuels
Tout d’abord, vous souhaiterez envoyer un rappel de réunion manuel une heure ou deux avant l’heure du jeu.
L’automatisation n’est pas infaillible, donc les rappels manuels garantissent que vos participants se présentent malgré les problèmes technologiques.
Les rappels manuels ajoutent également un bel élément humain en personnalisant l’expérience et en communiquant votre implication et votre intérêt.
Envisagez d’insérer un humour léger dans ces rappels pour établir une relation avec les participants.
En bref, cette pratique est un moyen simple d’aller plus loin.
Confirmer l’audio et la vidéo
La vérification la plus importante avant la réunion consiste à lancer votre logiciel 5 à 10 minutes plus tôt pour vous assurer que votre audio et votre vidéo sont en parfait état de fonctionnement.
Vous voudrez voir à quoi ressemble votre arrière-plan et confirmer que votre tête de lit est sous contrôle.
Prenez note du bouton de sourdine et veillez à ne pas vous mettre en sourdine pendant l’appel !
Pendant la réunion
Peu importe la fréquence à laquelle vous avez passé des appels vidéo, il y a toujours un certain inconfort.
Éliminer la maladresse
Éliminez les maladresses dès le départ avec une question ou un commentaire sur vos participants ou leur entreprise.
Le scénario idéal ici consiste à célébrer quelque chose avec les participants, comme nous l’avons vu ci-dessus.
Cette approche n’est peut-être pas aussi créative que les suggestions amusantes pour briser la glace, mais elle est sans danger.
Et cela améliore l’expérience client en ajoutant un autre niveau de touche personnelle.
Voici quelques exemples d’événements de la vie :
- Anniversaire de la marque : La société a récemment célébré (ou est sur le point de célébrer) un anniversaire depuis son lancement.
- Anniversaire de rôle : Un participant a récemment célébré (ou est sur le point de célébrer) son anniversaire dans son rôle actuel, dans l’entreprise ou dans l’industrie.
- Promotion récente.
- Post récent/article.
- Projet récent ou étude de cas.
- Refonte de marque et/ou site web.
- Mariage.
- Anniversaire de mariage.
- Naissance d’un enfant.
- Date d’anniversaire.
- L’obtention du diplôme.
- Victoire de l’équipe sportive professionnelle préférée.
- Marathon.
Remarque : La plupart de ces événements ne sont pas limités directement à vos participants ; ils peuvent aussi s’adresser à l’un de leurs proches.
Communiquer les arrêts brusques
Une faute de fête de réunion, dans mon livre, ne communique pas un arrêt brutal au début de la réunion.
Faites savoir aux participants, dès que possible, que vous devez terminer à l’heure convenue.
Ne pas le faire peut créer une fin difficile à une réunion, selon la façon dont le temps est géré.
Réitérer l’ordre du jour
Par courtoisie stratégique, rappelez aux invités le calendrier de la réunion et confirmez que cela fonctionne toujours pour eux.
Quelque chose comme : « Il semble que nous ayons réservé 30 minutes pour cette réunion. Cela fonctionne-t-il toujours pour vous ? »
Deuxièmement, ne présumez pas que les participants lisent l’itinéraire.
Assurez-vous qu’ils savent ce qui est sur la liste et permettez-leur de faire un addendum.
Cette étape critique de la réunion définit les attentes appropriées et donne aux participants un sentiment de contrôle, ce qui les mettra à l’aise.
Respectez l’ordre du jour
Nous savons tous que c’est beaucoup plus difficile à faire qu’il n’y paraît.
Il est important de s’assurer que vous utilisez l’ordre du jour comme guide pour l’exécution de la réunion.
Ne vous écartez pas des zones non préalablement convenues par les deux parties.
Tout d’abord, il peut être considéré comme non professionnel de partir sur des tangentes non incluses dans les points de discussion d’origine.
La réalité est que les gens font cela tout le temps, et cela passera probablement inaperçu.
Cependant, voici ce qui ne passera pas inaperçu : Une réunion serrée qui colle à l’ordre du jour, qui sortira du lot à chaque fois.
Comment répondre aux demandes de renseignements périphériques
Qu’en est-il des scénarios difficiles où le participant injecte un commentaire ou une question garantissant de faire dérailler ou de retarder la réunion ?
Dans cette situation, il est préférable de simplement accuser réception de la question et de demander la permission d’y répondre à la fin de la réunion.
Cela offre une autre opportunité de donner un sentiment de contrôle à vos invités tout en gérant efficacement vos réunions.
Le participant appréciera également que vous souleviez sa demande à la fin de la réunion, car c’est un autre indicateur qu’il a été écouté et priorisé.
À la fin de la réunion, vous avez deux options.
Si vous avez un arrêt brutal, soulignez avec tact le succès de la réunion et demandez la permission de répondre à leur question par e-mail ou similaire.
Vous pouvez même l’ajouter à la prochaine réunion, le cas échéant.
Même si vous avez une certaine flexibilité, vous devez toujours souligner la réussite de la réunion avant d’aborder toute préoccupation périphérique, en vous assurant qu’ils comprennent que vous respectez votre part de l’accord.
Fournissez un récapitulatif verbal de la réunion (discuté ci-dessous) et soulignez que vous terminez à l’heure, indiquant que vous avez bien géré la réunion et que vous avez respecté leur temps.
Le récapitulatif est suivi d’un commentaire du type : « Fred, vous aviez une question plus tôt à propos de ________. J’ai un peu de temps supplémentaire si vous souhaitez prolonger la réunion, ou nous pouvons régler cela par e-mail si cela vous convient mieux.
Remarquez que vous soulignez avec tact qu’ils prolongent la réunion.
Fournir un récapitulatif verbal
Récapituler verbalement une réunion est l’une de mes choses préférées à faire lorsqu’elle se termine.
Il améliore la rigueur, fournit des résumés utiles et crée une fin moins gênante.
Ces récapitulatifs doivent être complets et mettre en évidence tous les principaux points de discussion de la réunion, y compris les sujets accessoires.
Ils doivent également être succincts, sous forme de puces.
Fin à l’heure
Cela ne peut pas être surestimé.
Tout d’abord, cela indique que vous respectez le temps de chacun.
Deuxièmement, cela montre que vous savez comment gérer efficacement une réunion.
Et, si vous avez couvert tout le nécessaire en moins de temps que prévu pour la réunion, n’hésitez pas à mettre fin à la réunion plus tôt. Après tout, qui n’aime pas récupérer quelques minutes de sa journée ?
Envoyer un récapitulatif par e-mail après la réunion
Ce n’est qu’une bonne pratique.
Pourtant, combien d’entre nous sont coupables d’avoir négligé cette étape ?
Cela devrait être un simple e-mail avec une puce pour tout ce qui est discuté, y compris les éléments d’action.
Vous devez également demander aux destinataires de confirmer que rien n’a été oublié.
Conclusion
Envisagez de pratiquer quelques-unes de ces tactiques à la fois jusqu’à ce qu’elles deviennent habituelles.
Suivez cela en implémentant quelques autres.
Cela vous évitera de vous sentir débordé et donc de ne pas améliorer la gestion de vos appels vidéo.
Maîtriser les appels vidéo est un moyen simple de gagner le respect et l’appréciation de ceux que vous rencontrez.
Il convient également de noter la grande satisfaction que vous ressentirez lors de l’exécution de vos réunions avec finesse.
À vous de devenir ce spécialiste du Métaverse Marketing numérique que tout le monde a hâte de rencontrer !
Davantage de ressources:
Image en vedette : fizkes/Shutterstock